Environmentálny audit tvorí neoddeliteľnú časť procesu zavádzania a udržiavania environmentálneho manažérskeho systému (ďalej len "EMS"). Hlavným cieľom auditu je zistiť, či EMS je v súlade s požiadavkami ISO 14001 alebo EMAS ako aj či je riadne zavedený a udržiavaný.

Postup vykonávania environmentálneho auditu na úrovni podniku možno rozdeliť do štyroch základných krokov:

• Inicionovanie auditu
• Príprava auditu
• Vykonanie auditu
• Vypracovať správu o audite
  

1. Inicionovanie auditu

Prvým krokom po zahájení auditu je definovanie si jeho cieľov. Podľa ISO 19 011 je na klientovi (organizácii zabezpečujúcej audit, sprostredkovateľ auditu), aby vytýčil ciele auditu. Podnikový manažment musí následne nato schváliť tieto ciele. V prípade, že audit je už rutinnou záležitosťou, potom cieľom auditu bude určiť či podnikový EMS (alebo len jeho časť ) je v súlade s požiadavkami EMS (resp. ISO 14001 alebo EMAS), či bol riadne zavedený a udržiavaný. Sú však prípady, kde audit nie je vôbec rutinnou záležitosťou. Predchádzajúce audit môžu odhaliť časté nezhody v jednotlivých oblastiach alebo pri podnikových operáciách a audit tak prispeje k iniciácii opravných opatrení. Pre zachovanie objektívnosti by audit mal byť vykonaný externými audítormi (pre vstupnom audite pri EMAS je to povinnosťou).

V tomto kroku podnikový manažment určí osobu, ktorá bude zodpovedať za dôsledné vykonanie auditu. Líder auditu musí byť formálne vymenovaný a môže byť vybraný buď z organizácie zabezpečujúcej environmentálny audit alebo priamo z podniku (environmentálny manažér, niekedy aj manažér zodpovedný za kvalitu). Formálne menovaný audítor je garantom, že audit bol riadne vykonaný, navrhuje ciele a informuje o jednotlivých cieľoch podnikový manažment ešte pred skutočným začatím auditu.

Líder auditu spolu s podnikovým manažmentom musia určiť hranice a kritériá auditu. Audit môže byť vykonaný za celý EMS, alebo po jeho častiach, respektíve operáciách podliehajúcich auditu. Rovnako aj frekvencia kontroly môže byť pri najviac znečisťujúcich procesoch častejšia ako pri menej znečisťujúcich.

Vedúci auditu potrebuje skontrolovať záznamy o auditoch vykonaných v minulom období (napríklad rámec environmentálnej politiky podniku, programy, postupy a iné plány), aby vedel určiť či je alebo nie je dostatok informácií o EMS potrebných k vykonaniu auditu. Ak vedúci auditu nemá potrebné informácie, musí o tom upovedomiť podnikový manažment.

Potom čo sa rozhodne, že audit bude pokračovať, vedúci auditu môže požiadať o pomoc ďalších audítorov, s ktorými vytvoria jeden audítorský tím. Môžu ho tvoriť externí ako aj interní audítori schopní uskutočniť dôkladný environmentálny audit. Podnikový manažment musí opäť formálne vymenovať všetkých členov tímu.

2. Príprava auditu

Vedúci auditu musí pripraviť plán auditu spolu s podnikovým manažmentom a ostatnými členmi audítorského tímu. Plán musí obsahovať:

Členovia audítorského tímu musia byť riadne vymenovaní. Vedúci auditu spolu s ostatnými členmi audítorského tímu zodpovedajú za špecifické úlohy a aktivity vyplývajúce z EMS.

Vedúci auditu musí vedieť koordinovať prípravné práce a pripraviť pracovnú dokumentáciu, ktorá obsahuje:

3. Vykonanie auditu

Na zahájení auditu sa spraví prehľad hraníc auditu, cieľov, plánov a časovému harmonogramu auditu. Predstavia sa postupy a metódy, ktoré sa budú používať počas celého výkonu auditu EMS. Vytvoria sa presné komunikačné kanály medzi audítorským tímom a manažmentom. Potvrdia sa všetky potrebné zdroje, ktoré budú k dispozícii. Určí sa miesto, dátum a čas záverečného stretnutia. Zdôraznia sa najdôležitejšie časti, na ktoré sa auditu EMS bude zameriavať.

Údaje zozbierané počas auditu majú za úlohu skontrolovať, či EMS v podniku spĺňa kritériá auditu pre EMS. Údaje pochádzajú z rozhovorov, študovania podnikovej dokumentácie a sledovania aktivít a podmienok vyskytujúcich v podniku. Údaje z rozhovorov by mali byť overené a potvrdené informáciami z nezávislých zdrojov, akými sú pozorovania, záznamy a existujúce výsledky meraní. Akýkoľvek nesúlad musí byť dôkladne zaznamenaný.

Akonáhle má audítorský tím k dispozícii všetky relevantné informácie a dôkazy o nesúlade s požiadavkami ISO 14001 alebo EMAS, musí tím presne určiť čas a miesto, kde sa chyba vyskytuje. Každý nález musí byť preverený osobou zodpovednou za EMS, ktorá zároveň musí priznať príslušný nesúlad a nájsť spôsob ako chybu odstrániť.

Záverečná prezentácia výsledkov auditu musí byť uskutočnená za prítomnosti podnikového manažmentu a všetkých osôb, ktorých sa výsledky týkajú ( líniový manažéri, funkčný manažéri, manažéri divízií, pomocný personál a iní). Audítorský tím sa musí presvedčiť, že všetci prítomní pochopili nedostatky, ktoré audit odhalil a budú sa snažiť nezhody v systéme aj odstrániť. Záverečné rozhodnutia zostávajú na ťarchu vedúceho auditu spolu s podnikovým manažmentom.

4. Vypracovať správu o audite

Za kompletnosť a presnosť správy auditu je zodpovedný vedúci auditu. Jednotlivé body v audítorskej správe sú určené už vopred v procese plánovania auditu. Prípadné zmeny v obsahu správy musia byť odsúhlasené všetkými členmi audítorského tímu.

Správa môže zahŕňať i nasledovné body:

Distribúcia správy auditu Informácie z auditu môžu a nemusia byť tajné, sú majetkom podniku, ktorý uzatvára zmluvu s klientom (organizáciou vykonávajúcou audit) o výsledkoch auditu. Všetky správy a dokumentácia zostáva v rukách podnikového manažmentu, ktorý sám rozhoduje ako budú ďalej informácie použité.

Audit je ukončený v okamihu, kedy všetky aktivity podľa audítorského plánu boli riadne splnené.